Hausverwaltung HGU

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Wichtige Begriffe in der Hausverwaltung

Buchhaltung

Die Buchhaltung beinhaltet das Verbuchen und Ausführen sämtlicher Geldein- und ausgänge, Überwachung der regelmäßigen Miet- bzw. Hausgeldeingänge sowie die Pflege der Mieter- bzw. Eigentümerstammdaten, periodische Abrechnungen.

Finanz- und Vermögensverwaltung

Wir arbeiten mit einer professionellen Hausverwaltungssoftware und führen für unsere Kunden eine objektbezogene Buchhaltung. Dies gewährleistet eine kontinuierliche Überwachung der Zahlungsverpflichtungen und die Abwicklung des Zahlungsverkehrs an Dritte. Ferner erhält unser Auftraggeber ein objektspezifisches auf seine Erfordernisse abgestimmtes Reporting über alle wesentlichen Vorkommnisse und Zahlen des Objekts.

Mahnwesen

Besonders bei Zahlungsverzug der Mieter, Mietausfall bzw. offene Hausgelder in Eigentümergemeinschaften ist schnelles und professionelles Handeln gefragt. Wir übernehmen das Mahnwesen unter Berücksichtigung der einzelnen Mahnstufen sowie die Berechnung von Verzugszinsen.

Eigentümerversammlungen

Gem. § 24 Abs. 1 WEG ist grundsätzlich einmal im Jahr vom Hausverwalter eine ordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen. Diese Verpflichtung findet sich in nahezu allen Gemeinschaftsordnungen und entspricht den berechtigten Interessen und Bedürfnissen aller Beteiligten. Eine gute Organisation ist wichtig für die Einberufung und Durchführung von Eigentümerversammlungen. Als Hausverwalter kennen wir die gesetzlichen Rahmenbedingungen und sorgen für die Einhaltung der gesetzlichen Fristen, übernehmen die Feststellung der Beschlussfähigkeit, Prüfung der Stimmrechtsvertretung, Erstellung der Protokolle und Führung einer Beschluss-Sammlung.

Wirtschaftsplan

Aufstellung eines Wirtschaftsplanes, bestehend aus Gesamtwirtschaftsplan und Einzelwirtschaftsplan je Wohnungseigentum für jedes Wirtschaftsjahr bis spätestens 6 Monate nach Beginn des betreffenden Wirtschaftsjahres (für den Fall der Fortgeltung des bis zum Ende des vorangegangenen Wirtschaftsjahres geltenden Wirtschaftsplanes)

Rechnungslegung und Jahresabrechnung

Erstellung der Jahresabrechnung, bestehend aus einer Gesamtabrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben und einer Aufteilung des Abrechnungsergebnisses auf jedes Wohnungseigentum, die Einzelabrechnung, und zwar - soweit die Anlage zentral beheizt und/oder mit Warmwasser versorgt wird- unter Einbeziehung der Heizkostenabrechnung, die von einer mit der Ablesung und Abrechnung auf Kosten der Eigentümergemeinschaft zu beauftragenden Wärmedienstfirma zu erstellen ist -, bis spätestens 6 Monate nach Ende des Wirtschaftsjahres; mit der Jahresabrechnung wird ein Vermögensstatus unter Angabe der Entwicklung der Konten der Eigentümergemeinschaft sowie der Forderungen und Verbindlichkeiten der Eigentümergemeinschaft vorgelegt.

Einzelabrechnung

Die Erstellung der Einzelabrechnungen gehört zur Abrechnungspflicht des Verwalters. Die Erstellung erfolgt nach dem gesetzlichen oder vereinbarten Kosten- und Lastenverteilungsschlüssel und ist dem Eigentümer rechtzeitig bekannt zu geben. Ferner ist heute die Ausweisung der haushaltsnahen Dienstleistungen notwendig, da der Eigentümer, der die Wohnung selbst nutzt, diese bei seiner Einkommensteuererklärung geltend machen kann.

Sonderumlagen

Der Hausverwalter übernimmt neben der Berechnung, Abruf und Einziehung des Hausgeldes auf der Grundlage des von den Wohnungseigentümern beschlossenen Wirtschaftsplanes ebenso die Berechnung, Anforderung und Einforderung von Zahlungen außerhalb des Wirtschaftsplanes, die sog. Sonderumlagen.

Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder

Um einen Mißbrauch auszuschließen ist der Verwalter von Wohnungseigentumsanlagen nach dem WEG verpflichtet, gemeinschaftliche Gelder getrennt von seinem Vermögen zu verwalten. Die Geldverwaltung erfolgt deshalb auf einem Gemeinschaftskonto, das auf den Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft lautet. Lediglich aus postalischen Gründen wird in der Kontenbezeichnung der Name oder die Firma des Verwalters und seine Anschrift genannt. Das Gemeinschaftskonto ist ein „offenes Fremdgeldkonto“ oder ein „offenes Treuhandkonto“. Das Konto steht nur für den Geldverkehr der Wohnungseigentümergemeinschaft zur Verfügung.

Verträge

Zur Bewirtschaftung bzw. Verwaltung einer Immobilie oder des gemeinschaftlichen Eigentums ist der Abschluss diverser Verträge erforderlich bzw. zweckmäßig, z.B. Wohngebäudeversicherung, Dienstleistungsverträge mit Reinigungsunternehmen, Gärtner, Hausmeister etc., Lieferverträge mit Wärme- und Stromlieferanten. Wir übernehmen die kaufmännische Abwicklung von Dienstleistungsaufträgen, Handwerkerleistungen und Versicherungsmanagement. Diese werden von uns regelmäßig überprüft und ggf. neu ausgeschrieben.

Nebenkosten

In einer Umlagevereinbarung im Mietvertrag wird geregelt, daß der Mieter monatliche Vorauszahlungen auf die Betriebskosten zu erbringen hat. Die Höhe der Betriebskosten- sowie Heizkostenvorauszahlung muß gem. § 556 Abs. 2 S. 2 BGB angemessen sein. Das bedeutet, daß sich die Vorauszahlung an der Höhe der zu erwartenden Betriebskosten orientieren muss.

Verteilungsschlüssel (Wohnungseigentum)

Verteilung der Kosten und Lasten des gemeinschaftlichen Eigentums erfolgt entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen nach Miteigentumsanteilen. Die gesetzliche Vorschrift ist jedoch abdingbar, so dass andere Verteilungsschlüssel bestimmt werden können. Neben dem „Miteigentumsanteil” wird häufig die „Wohn-/ Nutzfläche” als Maßstab für die Verteilung bestimmt. Soweit eine verbrauchsabhängige Abrechnung gesetzlich zwingend vorgeschrieben ist, z.B. bei Heiz- und Warmwasserkosten, können Abweichungen davon von den Wohnungseigentümern nicht beschlossen werden.

Technische Überwachung

Bei jeder Immobilie müssen gesetzlich vorgeschriebene technische Prüfungen sowie Wartungen von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und Technischen Überwachungsverein (TÜV) wie z.B. für Heizung, Aufzüge, Blitzschutzanlagen, Lüftungs- und CO2-Anlagen, Garagentorantriebe, Brandschutzeinrichtungen (Feuerlöscher, Löschwasserleitungen, Brandschutztüren, Rauchabzugsklappen veranlasst werden. Ferner versteht man hierunter die Durchführung der für die ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung sowie in sonstigen dringenden Fällen der zur Erhaltung des Eigentums erforderlichen Maßnahmen.

Reparaturen

Veranlassen von notwendigen Reparaturmaßnahmen, Einholung von Vergleichsangeboten, Kosten-Nutzen-Analyse.

Objektbegehung

Überwachung des baulichen und technischen Zustands der Immobilie durch monatliche Begehungen ggf. unter Einbeziehung von Fachleuten.

Recht

Vertretung des Eigentümers bei Behörden und in Verfahren, soweit gesetzlich zulässig. Leerstandsmanagement Nichts ist teuerer als eine Immobilie mit Leerstand bzw. freien, nicht vermieteten Flächen. Wir unterstützen Sie bei der Neuvermietung und bei der Verlängerung von Mietverträgen.

Mieterhöhung

Wir prüfen sämtliche Möglichkeiten zur Mietanpassung und setzen das Mieterhöhungsverlangen für Sie durch.